Документооборот в компании, позволяющий сэкономить время и избежать ненужного стресса, требует выполнения одного условия — он должен работать бесперебойно. Именно от него во многом зависит качество услуг, предлагаемых той или иной компанией. К сожалению, приток большого количества заказов, счетов-фактур и других документов иногда может нарушить эффективный оборот. Кроме того, сотрудники имеют большое влияние на эффективный документооборот в компании. Все зависит от их индивидуальных привычек в управлении документами. Нужно отметить, что перейдя по ссылке https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/document-management-consulting/ можно ознакомиться с услугами UCMS Group.
Рабочий процесс — традиционный метод
Каждая компания вырабатывает свою систему наведения порядка, так как она должна полностью соответствовать ее характеру. Благодаря организованной циркуляции документов, вы можете снизить риск потери важной документации.
Архивирование данных должно основываться на простых процедурах, таких как, например, единообразное описание и нумерация документов с последующим их разделением на соответствующие файлы в хронологическом порядке, в соответствии с алфавитом или другим общепринятым ключом. Таким образом нужно обращаться как с внешними, так и с внутренними документами. Если документооборот в компании осуществляется традиционным способом, само оборудование может стать большим подспорьем. Офисная мебель, такая как шкафы для папок, может принести много пользы. К сожалению, хотя они и являются большим подспорьем, они не спасут сотрудника. Следовательно, основная ссылка для разработки эффективного документооборота в компании есть человек, который отвечает за соблюдение установленных процедур.
Документооборот — сотрудники
При большом потоке документов важно, чтобы сотрудники соблюдали следующие правила: сохранение документов в одном месте — сохраняя их во временных папках или оставляя документы в почтовом ящике, вы можете через некоторое время забыть об их существовании или тратить много времени на их поиск, установка одного метода именования документов — например, основная папка будет разделена на подпапки клиентов, поставщиков и партнеров. Кроме того, для облегчения просмотра документов лучше всего создавать общепринятые ключи — сокращения / символы — для более быстрой и простой классификации. Важно, чтобы такие ключи были записаны и предоставлены сотрудникам, добавление даты к имени документа — благодаря этому вы можете быстро найти последний документ, не открывая каждый по очереди, если есть несколько документов с похожим именем, правильная организация документов — вместо создания отдельных папок с самими документами, сохраненными в электронной таблице, текстовом документе или только с презентациями или фотографиями, лучше создать одну папку, в которой будут находиться все документы, относящиеся к определенной области (для поиска определенных типов файлов уже распространенные действия фильтров — внутренние поисковые системы будут полезны, создание копий документов — это очень важно в случае внезапного отказа, например, диска. В настоящее время популярно хранить резервные копии документов в так называемых облако.
