Все задачи в организации сегодня можно решать с помощью соответствующих ИТ-инструментов. Планирование, постановка задач, мониторинг прогресса — ключевые этапы многих сложных процессов, в том числе реализации проектов в компании. Нужно отметить, что ведение дизайн-проекта подробнее перейдя по ссылке, перейдите и узнайте все подробности.
Сегодня стоит использовать ИТ-системы, которые значительно облегчат работу руководителей проектов и их единомышленников. Они должны быть оснащены рядом инструментов, которые облегчат работу на разных этапах реализации проекта. На какие особенности следует обратить внимание, прежде чем вы решите выбрать конкретную систему управления проектами.
На эффективность работы команды влияет грамотное планирование индивидуальных задач. Поэтому каждая программа управления проектами должна иметь функцию создания расписания, то есть подготовки списка задач, определения времени их выполнения и указания даты их окончательного завершения. Стоит, если программа позволяет нам определять бюджет и ресурсы для выполнения конкретных задач.
Чтобы руководителю проекта было проще отслеживать ход работ, система должна иметь возможность представлять график в графической форме (диаграмма Ганта, диаграммы CPM или PERT). Для многих администраторов проектов может быть важно иметь возможность определять зависимости между задачами.
Это позволяет выделять ресурсы проекту или отдельным действиям, относящимся к его конкретным этапам. Если программа помогает нам контролировать работу над многими проектами, она должна иметь дополнительные функции, которые позволят нам эффективно управлять ресурсами, необходимыми для их реализации (например, для их перераспределения, резервирования или оптимизации).
Очень важная функция управления, которая дает руководителю проекта возможность определять масштаб риска, оценивать возникающие проблемы и реагировать на них. Соответствующие программные функции и возможность заранее определить определенные области проекта как рискованные напомнят руководителям проектов о рисках и позволят им быстро отреагировать.
Эти функции необходимы для надзора за проектом. Они должны позволять контролировать выполнение отдельных задач, например, путем присвоения им соответствующего статуса. Мы можем получить информацию о превышении графика, превышении принятого бюджета или возникающих рисках.
В продвинутых программах можно получить агрегированные данные по многим проектам из портфеля организации. Также стоит проверить, оснащена ли данная система функциями, позволяющими собирать статистические данные и представлять их в виде отчета. Благодаря этому будет легче выявить типовые проблемы, возникающие при реализации отдельных проектов. Это позволит вам спланировать мероприятия, направленные на их устранение в будущем.
Одной из основных целей внедрения инструментов управления проектами должно быть облегчение общения между сотрудниками и предоставление им возможности одновременно работать над одной и той же задачей. Это особенно важно, когда команда рассредоточена и сотрудники выполняют свои задачи удаленно. Современные системы также позволяют работать с документацией в проекте всем, кто участвует в его реализации.
