Еще совсем недавно было время, когда создавая документы, содержащие данные о какой-либо компании, приходилось заполнять достаточно большое количество полей.Эти поля – это и реквизиты, и наименования, и адреса и проч. Данный процесс отнимал много времени, а кроме этого нередко можно было совершать ошибки при копировании, от которых никто не застрахован. битрикс 24 конструктор документов шаблоны позволяет формировать подобные стандартные файлы, причем, автоматически, в тоже время данные предоставляются напрямую.
Возможности конструктора
Основной задачей встроенного в систему генератора документов является упрощение и ускорение различных рутинных операций с документами. Встроенный генератор позволяет формировать файлы, основа чего являются созданные пользователем шаблоны, и данные типового стандартного вида, вроде каких-либо реквизитов, таких, как например, ФИО и прочие, подставлять после того, как запускается бизнес-процесс. Такая возможность позволяет создавать различные документы буквально одним, двумя кликами. В настоящее время «Битрикс24» предоставляет как встроенные, так и бесплатные инструменты, превосходящие имевшие места решения иных сторонних разработчиков, и в интеграции уже нет необходимости.
На данный момент, после релиза «Битрикс24», работа с документами предполагает следующие возможности:
— печатание различных документов возможно непосредственно из корпоративного портала;
— отправки могут осуществляться электронным способом по почте, либо в чате, либо по СМС;
— устанавливаются и права доступа на различные документы;
— добавляются пользовательские поля;
— используются встроенные шаблоны либо создаются свои собственные. Кроме вышеперечисленных возможностей, у данного способа есть и достаточно гибкий механизм для формирования разнообразных печатных форм.
Для создания документов автоматически, есть два основных способа. Первый – использование встроенных шаблонов, второй – создание собственных. Встроенные используют типовые стандарты, которые используют «Битрикс24». Перед началом печатания система в автоматическом режиме загрузит заполненные данные. Создание документов подразумевает ввод параметров, по которым они будут сформированы. Также допускается указывать либо добавлять факсимиле, либо печать, либо подписи.
Также в документах допускается изменение любой информации, куда включается и номер, и реквизиты, и сумма сделок. В тех случаях, когда реквизитов может быть несколько, следует выбирать самый необходимый вариант. Если же этого не делать, то по умолчанию будут использоваться реквизиты той или иной компании, которая была выбрана основной. Когда основного элемента не находится, тогда система сама выберет из имеющегося списка одну из первых созданных компаний. Для того чтобы оптимизировать процессы по созданию различных документов, чтобы не создавать их вручную, следует пользоваться «Битрикс24».
