Электронным документооборотом является использование документации в электронном виде документов без использований бумажной версии. Все данные передаются при помощи специального ПО (программного обеспечения), а необходимые бланки и образцы документов уже есть в компьютере — их просто нужно заполнить. Целью ЭДО является рост скорости и удобства работы компании в целом и отдельных подразделений в частности, например, кадровой службы. Кроме того, внедрение ЭДО гарантирует конфиденциальность.
Принципы работы электронного документооборота
Внедрить в компании электронный документооборот очень просто. Дело в том, что электронный документооборот выполняет такие же функции, как и бумажный. Сотрудники могут создавать, редактировать и пересылать все необходимые документы как своим коллегам, так и клиентам в другие компании, сдавать отчетность в контролирующие ведомства и многое другое. Подготовка нужных документов производится в электронной форме. При этом, современные системы ЭДО гарантируют их пригодность для принятия и обработки в других системах. Для того, чтобы иметь юридическую силу, вся документация заверяется ЭЦП (электронно-цифровой подписью).
Тем самым, все документы, созданные с помощью ЭДО имеют одинаковую юридическую силу наравне с бумажными. Главное, чтобы получатель был порядочным и не исправлял его, иначе документ будет недействителен, что конечно легко проверяется с помощью ЭЦП.
Виды электронного документооборота
Существует два вида ЭДО, такие как внутренний (действует в рамках всего одной компании), а также внешний (передаются между компанией и другими ведомствами или компаниями). Также есть еще одна классификация ЭДО по типам документов:
-
-
кадровый ЭДО
-
управленческий ЭДО;
-
складской ЭДО;
-
бухгалтерский ЭДО;
-
-
архивный ЭДО.
Большинство сервисов электронного документооборота предназначены для работы почти со всеми вышеуказанными типами документов.
Основы ЭДО
Для того, чтобы избежать проблем и осуществлять безопасный обмен данными и документацией, рекомендуется работать с использованием систем операторов. Операторами ЭДО являются организации, у которые есть все программное обеспечение, требуемое для обмена любой информацией. Простым языком, ими являются специальные сервисы, имеющие защищенные каналы передачи и шифрования данных.
ЭДО: плюсы и минусы.
Новый формат ведения документооборота предоставляет компании очень много полезных преимуществ, среди которых: сокращение затрат и экономия времени на получение или отправку документов. Любой документ можно легко найти в системе, а также моментально что-то получить либо отправить. В результате повышается и эффективность работы. Стоит отметить еще и то, что все передаваемые данные надежно защищены. Что касается минусов, то в общем и целом у ЭДО их практически нет.
С помощью сервиса ЭДО “Квиток” вы точно сможете организовать в своей компании удобную и гибкую систему документооборота. Для получения полной консультации просто позвоните нам по номеру 8-499-302-31-83 или оставьте заявку на e-mail info@kwitok.ru.
